Seit Jahresbeginn stellen die Krankenkassen Arbeitgebern Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen der Arbeitnehmer zum elektronischen Abruf zur Verfügung. Zunächst allerdings nur als Pilotverfahren, weil die flächendeckende Umstellung mehr Zeit als ursprünglich eingeplant benötigt. Am 11. März 2022 hat der Bundesrat entschieden, das Pilotverfahren zu verlängern. Arbeitgeber sind dann erst ab dem 1. Januar 2023 (statt bisher geplant ab dem 1. Juli 2022) verpflichtet, die Daten elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen. Bis dahin legen die Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber noch den sogenannten „Gelben Schein“ vor.
Hintergrund dieser Umstellung ist die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die das bisherige Papierformular ersetzt. Damit die Änderung gelingt, müssen sich Arbeitgeber auf die Neuerungen vorbereiten und die Prozesse in der Personalabteilung entsprechend anpassen.
1. Für wen gelten die Änderungen?
Die Änderungen gelten für alle Arbeitgeber sowie alle Beschäftigten, die in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind.
Ob und, wenn ja, wann Versicherte privater Krankenkassen einbezogen werden, ist noch nicht geklärt.
2. Wegfall des „gelben Zettels“
In der Pilotphase zwischen dem 01.01.2022 und 31.12.2022 gelten die „gelben Zettel“ vom Arzt weiterhin.
Ab 01.01.2023 sollen diese vollständig wegfallen. Beschäftigte bekommen dann nur noch für ihre Unterlagen einen Ausdruck. Arbeitgeber müssen die eAU abrufen.
3. Was ändert sich zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten und was nicht?
- Mitteilungspflicht:
Sie bleibt unverändert bestehen. Nach § 5 Abs. 1 S. 1 EFZG sind Beschäftigte weiterhin verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. - Nachweispflicht:
Die Nachweispflicht ändert sich ebenfalls nicht. Beschäftigte müssen auch künftig die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer durch einen Arzt
feststellen lassen (vgl. § 5 Abs. 1 S. 2 bis 4 i. V. m. Abs. 1a S. 2 EFZG). - Vorlagepflicht:
Die Pflicht der Beschäftigten, das ärztliche Attest dem Arbeitgeber in Papierform vorzulegen, entfällt (vgl. § 5 Abs. 1a S. 1 EFZG). - Abrufmöglichkeit:
Dem Arbeitgeber obliegt es künftig, bei der gesetzlichen Krankenkasse des Beschäftigten eine Meldung abzurufen, aus der insbesondere der Beginn und das
Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit sowie die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
hervorgeht (vgl. § 109 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB IV).
4. Vorteile des neuen Verfahrens
Das neue Verfahren ist Teil der Digitalisierungsmaßnahmen im Gesundheitswesen und findet seine Grundlagen im Bürokratieabbaugesetz vom 22.11.2019 (BGBl. I, 1746 ff.).
Es soll den papiergebundenen Austausch zwischen den Beteiligten ersparen und einen schnelleren Datenaustausch ermöglichen.
5. Besonderheit beim „Minijob“ – für die eAU müssen Arbeitgeber künftig die Krankenkasse kennen
Bisher war es für Arbeitgeber von „Minijobern“ unwichtig, bei welcher gesetzlichen Krankenkasse ein „Minijobber“ versichert ist. Das ändert sich jetzt.
Damit Arbeitgeber für „Minijobber“ die eAU abrufen können, müssen sie deren Krankenkasse kennen und erfassen.
Bei Neueinstellungen von „Minijobbern“ sollten Arbeitgeber also künftig die Krankenkasse bereits bei der Einstellung, z.B. mittels eines Personalfragebogens, abfragen.
6. Handlungsempfehlung bzw. sinnvolle nächste Schritte für Arbeitgeber
Arbeitgeber sind gut beraten, die Funktionsweise des neuen Systems schnellstmöglich – vor dem 01.01.2023 – zu testen und so früh wie möglich Kontakt mit den Anbietern ihres
Lohnabrechnungsprogramms aufzunehmen und zu erfragen, wie der Abruf funktioniert.
Folgende Fragen sollten zur Prozessgestaltung geklärt und ggf. an die Beschäftigten kommuniziert werden:
- Wie und in welcher Form sollen Beschäftigte künftig eine Arbeitsunfähigkeit melden?
- Wer ist (künftig) Ansprechpartner für die Beschäftigten bei Arbeitsunfähigkeit?
- Wie wird innerbetrieblich sichergestellt, dass die Meldung des Beschäftigten im Lohnabrechnungsprozess berücksichtigt wird?
- Soll die eAU sofort oder erst bei Erstellung der Lohnabrechnung bei der Krankenkasse abgerufen werden?
Sollten Sie in diesem Zusammenhang mit der Einführung der eAU Fragen und/oder
Unterstützungsbedarf haben, sprechen Sie uns gern an!
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